2023.07.31

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社用携帯電話の使用に関するガイドライン設定: 4つの重要な要素とは？

社用携帯電話を社員に支給することは、現代のビジネス環境において非常に一般的となっています。

 

この便利なツールには、社内での情報共有を促進し、個々の携帯電話による業務利用にかかる通信費を大幅に削減するという明らかな利点があります。

 

また、適切な管理策を講じることで、データ漏洩などのセキュリティリスクを予防することができます。

 

しかし、企業が社員に社用携帯電話を支給する際には、明確なガイドラインやルールが必要です。

 

ルールやガイドラインの設定の主な目的は、社用携帯電話の不適切な利用を防ぐことです。ルールが明確でない場合、さまざまな問題が発生する可能性があります。

 

具体的には、通信費の増加、セキュリティリスクの増加などが挙げられます。

 

個人的な用途での利用が増えると、通話料金やデータ通信料が増え、企業の費用が増加する可能性も考えるべきでしょう。

 

また、適切なセキュリティ対策が取られていない場合、ウイルス感染や情報漏洩などのリスクが高まります。

 

社用携帯電話のルールやガイドラインを作成

社用携帯電話のルールやガイドラインを作成する際には、以下の4つの主要な項目を考慮すると良いでしょう。

①社用携帯電話使用の原則

②セキュリティ対策

③機器の管理

④個人の貸出と使用の制限

以上のように、社用携帯電話のルールやガイドラインを設定することは、通信コストのコントロールから情報セキュリティまで、多岐にわたる企業活動における重要な側面を強化するための必須のステップです。

 

これにより、社員が社用携帯電話を適切に、そして安全に利用することが可能となります。

 

セキュリティ対策には、社員がダウンロードできるアプリケーションの制限や、特定の不適切なウェブサイトの閲覧制限などを含むことができます。

 

また、定期的なパスワード変更の義務付けや、機密情報の漏洩防止のための暗号化技術の導入も有効です。

 

社用携帯の使用に関するガイドラインを設定する際の4つの重要な要素

使用パターンの把握と規制

私的利用の抑制を達成するために、”使用状況のチェック”に関するガイドラインや、個人的な使用が明らかとなった場合の”制裁”の取り決めが有効となります。

特に運送業、派遣業、外出が多い営業などでは、緊急時のためにGPS機能を活用した位置情報の把握を規程に取り入れる企業も見受けられます。

◆セキュリティ対策

 

◆社用携帯のセキュリティ対策の例

 

損失・情報漏洩などによる損害補償

最終的に言及するのは、社用携帯の紛失や情報漏洩による「セキュリティ上の被害」が発生したときの罰則規定です。

ただし、罰則が適用されるのは、故意や重大な過失によって発生した事例に限定すべきです。

定期的なチェックが利用ルール・規定の遵守を保証する

社用携帯の利用ルール・規定を設定しても、それが遵守されていなければ、設けた意味がありません。

だからこそ、社用携帯の配布後は、設定した利用ルールや規定が遵守されているか定期的に確認することが重要です。

 

例えば、社員が個人的に使用していないか確認するためには、請求額や利用明細から通話料やデータ通信料を把握し、不正利用がないか確認します。

 

また、端末に損傷や不具合がないか、適切に管理されているかを確認することも重要です。

 

しかし、社員に配布しているデバイスをひとつひとつ確認するのはとても大変でシステム担当への負担は間違いなく大きくなります。

 

そこで、便利なのがこれらを一元管理できるシステムMDMの導入です。

従業員の教育と意識向上

社用携帯電話は仕事の効率化を促進するツールですが、その使用には責任が伴います。

 

社用携帯の適切な利用を促すためには、従業員の教育と意識向上が重要です。以下は、そのための具体的なアプローチをいくつか紹介します。

◆利用ガイドラインの従業員への教育

企業は従業員に対し、社用携帯電話の利用ガイドラインを明確に伝える必要があります。

これには、オンボーディングセッションでの説明会、詳細な利用規約の配布、Q&Aセッションの実施などが含まれます。

教育の目的は、従業員がガイドラインの内容を正しく理解し、それを守ることの重要性を認識させることです。

◆ベストプラクティスの共有

経験豊富な従業員やマネージャーからのベストプラクティスの共有は、知識の浸透を助けます。

社内ミーティングやニューズレターを通じて、社用携帯電話の効率的かつ安全な使用方法についてのヒントやアドバイスを定期的に提供すると良いでしょう。

これにより、従業員間での良い習慣が促進されます。

◆意識向上プログラムの実施

定期的なワークショップやセミナーを通じて、セキュリティ意識の向上を図ることも有効です。特に、セキュリティインシデントの事例研究や、個人データの保護の重要性に関するトレーニングが役立ちます。

また、ゲーム化（Gamification）を取り入れた意識向上プログラムは、学習意欲を高め、参加を促す効果があります。

 

社用携帯電話の適切な使用は、企業のセキュリティを強化し、効率的な業務遂行を可能にします。

従業員への教育と意識向上は、これを実現するために不可欠です。このプロセスにおいて、コミュニケーションの明確さと、継続的なサポートが成功の鍵となります。

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モバイルセキュリティは、現代の企業において非常に重要な要素です。

 

・データ漏洩リスク

 

・不正アクセス

 

・マルウェア感染

 

スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスが業務で広く利用されるようになり、その利便性や効率化が叫ばれる一方で、こういったセキュリティリスクも増大していますが…

 

MDMを導入すればシステムで一元管理することが出来るので上記のリスクを抑えることが可能です。

 

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